CONTRAT DE TRAVAIL. Vous pensiez faire le plus dur en recrutant vous même vos collaborateurs pour la saison… le plus dur reste peut être à venir !

Les pics d’activité, le remplacement de salariés en congés, des activités saisonnières ou tout simplement la croissance de votre entreprise sont autant de motifs pour embaucher de nouveaux collaborateurs sur une période.

Et si le recrutement des candidats peut parfois s’avérer complexe, la gestion administrative des contrats, est une étape à prendre au sérieux !

Voici donc 10 conseils pour réussir la gestion administrative de vos contrats de travail.

#1 Constituer un dossier complet

Ce dossier comporte l’ensemble des pièces justificatives nécessaires : CV, carte d’identité / carte de séjour avec autorisation de travail, carte vitale / n° de sécurité social, justificatif de domicile, certificat de travail du dernier employeur, RIB, titre transport, diplômes, permis, licence, habilitations, clause de non concurrence si nécessaire, si reconnu travailleur invalide / handicapé : documents justificatifs…
Leur validité et leur exhaustivité devront être vérifiées. Ce dossier sera enregistré dans votre système d’information RH.

#2 Accomplir les formalités administratives d’embauche indispensables

  • Rédiger le contrat de travail, vérifier la légalité du motif de recours, l’envoyer, le faire signer par le collaborateur, le classer à son dossier du personnel…
  • Établir la Déclaration Préalable A l’Embauche
  • Planifier et organiser le suivi médical, inscrire le salarié au registre du personnel
  • S’assurer du respect des déclarations sociales, des évolutions législatives (compte personnel d’activité, mutuelle…), 
  • Affilier le salarié auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire.

#3 Préparer l’arrivée du collaborateur

Avant l’arrivée du futur salarié, veillez à ce que tout soit prêt pour qu’il commence sa prise de poste dans les meilleures conditions. Cela passe par un kit de bienvenu, la vérification des conditions matérielles : l’installation de postes de travail et la création des codes accès informatiques. Mais aussi en informant les membres de l’équipe de l’arrivée du salarié.

#4 Intégrer le collaborateur

Une fois toutes ces formalités de pré-embauche réalisées, le salarié devra être accompagné dès le début de sa prise de poste pour la meilleure intégration possible : briefing, visite du site, rencontre avec les équipes, remise des équipements de protection individuelle éventuel, du badge, Ticket Restaurant…

#5 Réaliser la formation prévention, sécurité, sûreté

La formation à la sécurité et le rappel de toutes les consignes de sécurité / sûreté sont à la charge de l’employeur. La formation est obligatoire et doit être effectuée pour chaque salarié dès son embauche.

#6 Réaliser l’entretien de fin de période d’essai

A la fin de la période d’essai du salarié, il est important de faire le point avec lui sur son début de mission : mettez en avant les aspects positifs et les voies d’amélioration. Ce sera aussi l’occasion de fixer les prochains objectifs. Et en archiver le support !

#7 Gérer les imprévus

Soyez prêt à toutes éventualités : absence, remplacement, arrêt de travail éventuel
Dans le cas où le salarié demande un acompte sur son salaire, il vous faudra le faire figurer sur le bulletin de paie et le déduire du salaire net.

#8 Réaliser les fiches de paies et les transmettre aux collaborateurs

Le bulletin de paie doit indiquer qui attribue la rémunération, à qui elle est due, dans quels délais et comment son montant a été calculé. 

Avec le bulletin de paie simplifié, la fiche de paie devient  plus claire pour les salariés ! De nouveaux libellés, moins d’abréviations et d’acronymes,  plus de transparence, des rubriques réorganisées et plus lisibles… 

Dates d’application du décret : 1er janvier 2017 pour  les employeurs de +  300 salariés, 1er janvier 2018 pour tous les autres employeurs. Rapprochez-vous de votre éditeur de paie pour la mise en place du nouveau format si ce n’est pas déjà fait !


A savoir : Le bulletin de paie se dématérialise et tend à devenir la norme à compter du 1er janvier 2017. L’employeur a l’obligation d’informer le salarié 30 jours avant la remise du 1er bulletin de paie électronique ou l’embauche du salarié.  Il peut s’opposer à tout moment à recevoir une version dématérialisée, sa demande devant être prise en compte dans les 3 mois. Il devra également être accessible dans le cadre des services associés au Compte Personnel d’Activité.


#9 Anticiper les fins de contrats

Pensez à anticiper le plus tôt possible la fin des contrats de vos salariés, les besoins de renouvellements et prenez en compte les délais de carence.
Le délai de carence du CDD est égal au tiers de la durée du contrat si celui-ci dure plus de 14 jours et à la moitié du CDD s’il dure moins de 14 jours (renouvellement inclus).

#10 Clôturer les contrats

Pour finir, veillez à finaliser les formalités de fin de contrat : verser le solde le solde de tout compte (congés, indemnités e précarité éventuelles), fournir le certificat de travail, réaliser la déclaration Pôle emploi…

Vous manquez de temps ? Vous souhaitez confier la gestion administrative de vos contrats à des professionnels ? Sécuriser l’intégration de vos futurs collaborateurs ? Contactez-nous

Lire aussi :


LIRE AUSSILes bonnes pratiques de l’intérim – Cas de recours à l’intérim